Пояснительная записка к сметной документации при наличии XML-схемы Минстроя оформляется машиночитаемым файлом, а не только текстовым приложением. Структура и обязательные поля задаются XSD. В xmlnica отдельная форма документа открывает схему как форму и проверяет XML локально перед экспортом.
Пояснительная записка к смете в XML: схема и форма документа xmlnica